ORGANIZACIÓN DE UNA ESCUELA O CLUB
Autor: Profesor Néstor Figueroa

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Cuando tenga la oportunidad de visitar algún negocio empresa o instituciónde cualquier naturaleza observe si en algún lugar hayun Organigrama visible que le de una idea de como estáorganizada esa organización; ello no es común ymenos frecuente aun sera encontrar Manuales de Administraciónu Organización disponibles. Salvo en aquellos negociosgrandes y bien organizados.

La razón se debe a que los servicios de consultoría son costosos o porque los propietarios consideran que no es necesario; de cualquiermodo un organigrama ayuda a conocer mejor e informar acerca delas actividades y de los servicios de una organización.

Así como las casas tienen sus planos de estructuras planos de redes de agua y desagüe y planos de red eléctrica.

Así también en los negocios es necesario saber comoestán estructurados sus niveles de organización su relación entre ellos y sus funciones que desarrollan.

Vamos a tratar de presentar un modelo organizacional para escuelas de Artes Marciales que sirva de referencia para el ordenamiento de las funcionesy actividades que se desarrollan en ellas.

Una escuela puede ser mediana o pequeña pero ello no quita que la escuela esté debidamente organizada y con una estructura y funciones adecuados a su tamaño. Hay escuelas grandes con una gran cantidad de estudiantes que tienen varios localesy diferentes turnos diarios. En casos así es necesariotener una organización adecuada que armonice con las expectativasde los estudiantes y la demanda potencial del mercado.

A continuación presentamos los niveles y las funciones básicas de lo queseria la organización de cualquier escuela de Artes Marciales sin diferenciar el tamaño de la escuela; sólo tomando en cuenta las actividades generales que podría tener.

1. LAS FUNCIONES

Las funciones son las acciones que desarrolla una entidad para alcanzar su desarrolloinstitucional y éstas atendiendo a su finalidad puedenser:

i. - FUNCIÓN DIRECTRIZ : en este nivel se ubica el Directorio y el Presidente;este es un nivel en donde se decide el futuro de la escuela; aquíse elaboran las decisiones y las políticas estratégicas así como los objetivos de la escuela. Este nivel estudia y analiza el mercado de competencia en su área o zona de manera que la escuela tenga servicios competitivos que ofrecera la comunidad.

ii. - FUNCIÓN EJECUTIVA : en este nivel se ubica el Director General de la escuela quien tiene a su cargo las decisiones administrativas la elaboraciónde las metas y las políticas académicas de la escuela. Esta área conduce los destinos de la escuela hacia el alcancede sus propósitos.

iii. - FUNCIÓN ADMINISTRATIVA : este segmento es de apoyo administrativo es el soporte a la función contable financiera y logísticade la escuela.

iv. - FUNCIÓN ACADÉMICA : esta es la esencia y la razón del negocio lo que algunos llaman Operaciones en otros giros de negocios;una escuela será próspera en la medida que su ofertade servicios académicos sea de alta calidad a la comunidad; teniendo buenos maestros e instructores adecuadas facilidadesfísicas buena currícula y justas promociones. Elárea académica podría descomponerse a su vez en los siguientes subsegmentos organizativos.

a. - Area deMatrícula y Registro : se encarga de dirigir las accionesde incorporación de alumnos nuevos así como delregistro de su vida académica en la escuela promociones méritos participaciones diplomas certificaciones.

b. - Area deComunicaciones : se encarga de promover la positiva imagen dela escuela a la comunidad así como de su participaciónen eventos sociales y cívicos y la publicidad que tanvital para crecer económicamente. Tiene a su cargo tambiénla publicación y distribución de Boletines Libros Manuales y Videos producidos por los instructores y maestros.

c. - Area deEducación : es la encargada de la enseñanza difusión y preservación del Arte Marcial de la escuela. Tiene asu cargo la elaboración de la currícula de estudio de las evaluaciones y promociones. Así como de la organizaciónde Clínicas y Campamentos. Mantiene intangible la filosofía espíritu y técnicas del Arte Marcial que difundela escuela.

d. - Area deCompeticiones : encargada de organizar o promover la participaciónde sus estudiantes en torneos exhibiciones y eventos relativosa las competencias deportivas de su disciplina deportiva. Hayescuelas pequeñas de 30 o menos estudiantes que no necesitaríantener un modelo tan diversificado de funciones y actividades obviamente y que muchas veces el maestro o sensei lleva sobre sus hombrostodas las actividades o los mismos alumnos colaboran en algunastareas.

Sin embargo la idea es tener una referencia de la organización y delas actividades generales y de como estas actividades se podríanordenar exitosamente. Hoy en dia los sistemas electrónicosde información permiten tener programas ya elaborados parallevar la contabilidad el registro y control de estudiantes la programación de las actividades las membresías facturación y recibos correo la emisión de cheques y otras opciones mas que se pueden realizar con el uso de unacomputadora.

2. DESARROLLO DE PLANES

Una organizaciónque desee tener un desarrollo exitoso en su vida institucional debe establecer ciertos planes a cumplir en términos deestrategias políticas objetivos y metas; los cuales setraducirán en calidad y cantidad de perfomances a alcanzardel éxito económico y también de imagen dela escuela.

Las metas porejemplo podrían ser del número trimestral de estudiantesenrolados de número de eventos académicos desarrollados en torneos y méritos alcanzados en promociones logradas en ingresos obtenidos en control de costos en inversiones defacilidades y recursos y en imagen obtenida en el entorno social.

En cuanto apolíticas tácticas éstas pueden estar referidasa los aspectos de cada área de la escuela; como en lasmetodologías de enseñanza en el avance y satisfacciónde los alumnos de la seguridad y uso del local de la publicidad del manejo administrativo de la logística y los recursos de las actividades y eventos de la escuela.

Es increible el avance de la tecnología y su uso en muchoscampos de los negocios e instituciones educativas. Una escuelade Artes Marciales también tiene que adecuarse a los cambios modernizar su organización y gestión; hacer usode publicidad de promociones y ofertas de tecnologíade computación folletos; hacerse notar por la comunidady tener participación en ella y tener buena comunicacióncon el entorno social.

Así mismo resumamos que la vida de una escuela de Artes Marciales tienedos aspectos esenciales sobre los que gira su existencia:

i. - La calidad de servicios que ofrece a la comunidad y que debe de traducirseen adecuados ingresos para su sostenimiento.

ii. - La preservación y el legado del Arte Marcial que se difunde creando escuela entresus seguidores y discípulos si los hubiera.

Sobre estas bases todas las demás actividades y recursos se pueden armonizar y relacionar de manera adecuada con una buena visión de mercado con sentido futurista con una organizaciónarmónica y una administración eficaz.

Recordemos que la educación perfecciona la cultura y lavida de la sociedad en sus múltiples aspectos pero quetambién es una buena fuente de trabajo y desarrollo; y por consiguiente en el caso de una escuela de Judo que biensabemos tiene menor arraigo que otras disciplinas de Artes Marcialescon más aceptación de mercado; el funcionamientoeficaz permitirá éxito a sus propietarios y estudiantes pero también será un elemento importante en el desarrollo de su comunidad.

Autor: Profesor Néstor Figueroa
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Para exclusivo uso académico.




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